Этапы автоматизации магазина

Итак, процесс автоматизации магазина, как правило, проходит следующие этапы:

• выбор формата торговли;
• выбор оборудования;
• выбор информационной системы (ИС);
• соединение ИС с технологией бизнеса;
• приобретение оборудования и ПО для ИС;
• внедрение ИС;
• эксплуатация и развитие ИС.

Выбор формата торговли

Прежде всего, необходимо определить, в каком формате будет торговать ваш магазин. Основные форматы торговли таковы:

• традиционный формат («прилавочная» торговля);
• супермаркет (магазин самообслуживания);
• торговля по образцам (демонстрационный зал + склад);
• cash&carry (магазин-склад);
• дискаунт (магазин самообслуживания с невысокими ценами за счет больших оборотов и предельно низких издержек).

А теперь обсудим особенности автоматизации каждого формата.

Традиционный формат.

Основная проблема автоматизации «прилавочной» торговли — донесение информации об отобранном покупателем товаре до кассового аппарата. Здесь возможен ряд вариантов. Первый — кассовый аппарат находится на прилавке, и продавец сам пробивает чек. Второй — продавец выписывает «мягкий» чек на товар, покупатель передает этот чек кассиру, кассир пробивает по кассе все перечисленные в нем товары. Кассовые аппараты при этом располагаются в отдельных кабинках, носитель информации — «мягкий» чек. И наконец, продавец может сканировать терминалом сбора данных все отобранные товары, а также специальную «карточку покупателя». Покупатель передает карточку кассиру, кассир ее сканирует, и кассовый аппарат автоматически формирует товарную часть чека. При этом кассовые аппараты размещаются в отдельных кабинках, передача информации происходит через карточку покупателя и терминал сбора данных.
Эти варианты, различаясь по затратам на оборудование, по распределению функций и технологии работы, имеют свои плюсы и минусы. Вариант размещения кассовых аппаратов непосредственно на прилавках наиболее технологичен. Вариант с «мягкими» чеками обходится дешевле всего, но он годится только для магазинов с небольшим ассортиментом и низкой проходимостью. Вариант с использованием терминалов сбора данных сложнее всего в реализации.

Супермаркет.

Кассовые аппараты расположены на выходе из зала самообслуживания, что уменьшает общую потребность в кассовых аппаратах и увеличивает пропускную способность магазина. В супермаркетах рациональнее всего использовать штриховое кодирование
товара — это резко ускоряет обслуживание покупателя в кассовом узле.

Торговля по образцам.

При этом формате торговли торговый зал — это фактически демонстрационный зал, в котором продавец-консультант, работая индивидуально с покупателем, помогает ему подобрать товар и оформляет заказ. Покупатель оплачивает заказ и получает отобранный и оплаченный товар на складе или в пункте выдачи, куда он поступает со склада.

Cash&carry.

При этом формате торговли максимум товара размещается в торговом зале в транспортной упаковке (в коробках на поддонах-палетах). За счет этого снижаются затраты на отдельные склады и работы по выкладке товара. В остальном этот формат торговли мало отличается от магазина самообслуживания.

Дискаунт.

Дискаунты нацелены на снижение всех затрат, включая оформление торгового зала и операционные издержки. За счет этого им удается удерживать низкие цены и соответственно повышать оборот. Успешнее всего дискаунты работают в составе торговых сетей. Технологически дискаунты похожи на cash&carry, но количество персонала и уровень сервиса сведены к минимуму, а все управленческие и коммерческие функции вынесены в центральный офис.

Выбор оборудования

В зависимости от формата торговли вам понадобится разное электронное торговое оборудование. Но в любом случае вам необходимо принять решение по выбору:
•    кассовых аппаратов;
•    сканеров штрих-кодов;
•    принтеров штрих-кодов;
•    терминалов сбора данных;
•    электронных весов.

Кассовые аппараты.

Для розничной торговли можно использовать электронные кассовые аппараты (ECR), компьютерные кассы (POS-системы) или фискальные регистраторы.

1. Электронные кассовые аппараты дешевле всего, но у них меньше объем функций, они менее гибки и, как правило, имеют ограничения по количеству хранимых в памяти товарных позиций.
2. Компьютерные кассы, или POS-терминалы, представляют собой комплекс устройств и ПО, что позволяет использовать мощность современного компьютерного обеспечения, в то же время, при таком решении есть ряд ограничений: отсутствие возможности или сильные затруднения при возникновении потребности в модернизации ПО, привязанность к одному бренду, высокая стоимость. 
3. Фискальные принтеры могут подключаться к любому компьютеру и любому программному комплексу. Это позволяет гибко строить кассовую систему и при необходимости совершенствовать ее. Эти системы сочетают функциональную наполненность, гибкость и мощь профессионального решения, оставаясь при этом достаточно недорогими.

Необходимо также учитывать конструкцию корпуса кассовых аппаратов. С этой позиции различаются моноблочные, модульные и дисперсные аппараты.

1. Моноблочные кассовые аппараты собраны в одном корпусе, объединяющем все основные узлы: клавиатуру, монитор кассира, чековый принтер, дисплей для покупателя.
2. В модульных кассовых аппаратах эти узлы выполнены в самостоятельных корпусах. Такая компоновка позволяет более свободно размещать составные части кассового аппарата на кассовом столе.
3. Дисперсные кассовые аппараты похожи на модульные. Но их конструктивные особенности позволяют полностью реализовать концепцию Front-Facing, когда все узлы кассового аппарата размещаются строго между кассиром и покупателем. Эта концепция вкупе с производительным чековым принтером и сканером позволяет максимизировать пропускную способность расчетно-кассового узла.

Выбор чековой ленты для кассы.

На сегодняшний день, большую часть кассовых машин можно разделить по ширине печатаемых чеков: 44 мм, 57 мм и 80 мм. Понятно, что чем шире выдаваемый чек, тем более подробную информацию он может нести. Многие кассовые системы позволяют печатать на чековой ленте шириной и 44 мм и 57. Ширина печати 57 мм позволяет вносить в чек достаточную информацию о товаре, и является наиболее востребованной.  Чеки шириной 80 мм, помимо более полной информации о товаре, выглядят наиболее респектабельно и ориентированы на обслуживание высокого класса, но при этом и их стоимость выше.

Сканеры штрих-кодов.

Из всего разнообразия сканеров выделим CCD (светодиодные), ручные лазерные и стационарные многоплоскостные лазерные сканеры.
CCD-сканеры дешевы, и их можно рекомендовать для магазинов со скромным бюджетом.
Ручные лазерные сканеры несколько дороже, но имеют большую дальность и надежность считывания. Чтобы считать ими штрих-код, надо взять сканер в руки, и на это уходит дополнительное время, поэтому ручные сканеры рекомендуются для складов и магазинов с невысокой проходимостью.
Стационарные многоплоскостные лазерные сканеры лишены этого недостатка. Более того, они не требуют строго параллельной ориентации штрих-кода относительно сканера, что позволяет рекомендовать их для магазинов с высокой проходимостью.

Принтеры штрих-кодов

Выбирая принтер штрих-кодов, необходимо прежде всего ориентироваться на следующие характеристики:

• ресурс печати (количество печатаемых этикеток в месяц);
• объем памяти принтера (определяет максимальное количество различных этикеток, печатаемых за один раз);
• производительность принтера (скорость печати).

В зависимости от способа нанесения этикеток на товар и территориального расположения подразделений вы можете выбрать, поставить ли один высокопроизводительный принтер на все подразделения или по небольшому принтеру в каждое подразделение.

Терминалы сбора данных.

Терминал сбора данных представляет собой портативное устройство, оборудованное встроенным сканером штрих-кодов. Терминалы могут сохранять в своей памяти разнообразную информацию о товаре и обмениваться данными с информационной системой.
Терминалы сбора данных удобны для проведения инвентаризации. Для этого нужно просто просканировать весь товар (вводя при необходимости его количество), передать собранные данные в информационную систему — и инвентаризация закончена. Технология использования терминалов сбора данных позволяет не закрывать магазин на учет, проводя инвентаризацию «на ходу». Кроме того, при приеме товара от поставщика, использование терминала сбора данных позволит быстро и точно выявить, какой товар был недопоставлен, и что привезли сверх заказанного.

Электронные весы.

Если вы планируете продажи весового товара, примите решение о способе подключения весов. Можно подключить весы непосредственно к кассовому аппарату или установить весы, снабженные встроенным принтером штрих-кодов, в зале.
Первый способ несколько проще, но заставляет взвешивать товар в процессе оплаты, что может привести к образованию очередей к кассам. Поэтому подключение весов к кассовым аппаратам не рекомендуется для магазинов с высокой проходимостью.
Второй способ позволяет разделить взвешивание товара и его оплату. Но для этого весы нужно соединить с информационной системой, которая будет загружать в них номенклатуру весовых товаров.

Выбор информационной системы.

Выбирая информационную систему (ИС), обратите внимание на следующие вопросы: характеристики собственно ИС и ее особенности, возможности поставщика решения.
При выборе ИС наиболее важны следующие ее характеристики:
•    гибкость, способность перестраиваться под специфическую технологию вашего бизнеса;
•    способность развиваться, изменять свою функциональность с течением времени;
•    адекватность и функциональная полнота, наличие той совокупности функциональных возможностей, которая отвечает вашим потребностям;
•    оперативность, способность обрабатывать информацию в темпе бизнеса;
•    независимость от поставщика решения, возможность настраивать и развивать систему своими силами.
Мы не включили в список такие характеристики, как надежность и безопасность, — не потому, что забыли о них, а просто желая привлечь внимание к наиболее важным аспектам выбора ИС, которые, к сожалению, не всегда принимаются в расчет.
Оценивая поставщика решения, убедитесь в том, что он обладает достаточным опытом и знаниями; рассматривает ваши взаимоотношения не как единичный акт купли-продажи, а как партнерские отношения, нацеленные на решение ваших проблем; способен работать оперативно и качественно и может обеспечить достаточный уровень поддержки.

Соединение ИС с технологией бизнеса.

Автоматизация сама по себе не приведет компанию к успеху и не решит ваших проблем. Необходима тесная увязка ИС и вашей технологии управления. Более того, для достижения стратегического успеха эта увязка должна существовать в течение длительного времени и независимо от того, насколько изменяется ваш бизнес и ваше представление об эффективном управлении им.
Чтобы такая увязка сложилась, необходимо провести определенные работы, изменяя ИС и переходя на более эффективные методы управления бизнесом. Конечная цель таких работ — создание целостной системы управления предприятием, неотъемлемой — но не единственной — частью которой станет информационная система. Естественно, для этого ИС должна быть гибкой, а заказчик должен быть готов к инновациям в управлении.
Этап взаимной притирки информационной системы и управления бизнесом имеет смысл начинать до крупномасштабных закупок оборудования.

Внедрение и эксплуатация ИС.

Приобретение оборудования.

Приобретая оборудование и лицензии на ПО, обратите внимание на совместимость оборудования с информационной системой. Кроме того, предусмотрите возможность поэтапного приобретения и внедрения.

Внедрение.

Внедрение информационной системы может происходить либо сразу целиком, либо поэтапно.
Первый вариант, при всей его привлекательности, мало реален для гибких информационных систем. Причем дело здесь не в неспособности поставщика решения сразу внедрить все функции своей ИС, а скорее в том, что само предприятие-заказчик вряд ли сможет полноценно выполнить свою часть работы по постановке задачи и вводу справочников и первичной информации.
Поэтому, если вы сделали выбор в пользу гибкой ИС, планируйте поэтапное ее внедрение. При этом вначале запускаются только самые необходимые функции, а затем функциональное наполнение ИС постепенно расширяется.
Кроме того, планируя внедрение ИС, необходимо оптимизировать затраты и сроки, эффективно распределив обязанности и ответственность между поставщиком решения и вашими специалистами. Но для этого сама ИС должна быть достаточно открытой и обеспечивать определенный уровень независимости от поставщика решения. Иными словами, заказчик должен иметь возможность самостоятельно проводить, часть работ по настройке ИС. Преимущества такого решения связаны с тем, что собственный специалист лучше знает свое предприятие, его проще контролировать по срокам и результату. Собственный специалист обходится дешевле. Кроме того, рассчитывая на свои силы, вы меньше зависите от поставщика решения.
Оборотная же сторона опоры на собственные силы — необходимость иметь в своем штате квалифицированных специалистов.

Эксплуатация и развитие.

Любая информационная система требует поддержки квалифицированным персоналом. Вы можете полностью взять поддержку на себя, экономя на платежах поставщику решения, или, как вариант, взять на себя оперативную поддержку, обращаясь к поставщику решения по сложным вопросам. Заранее спланируйте, как будет развиваться ваша ИС в ходе эксплуатации, и кто будет выполнять соответствующие работы.
Но, прежде чем ставить перед собой эти вопросы, убедитесь, что информационная система в принципе способна к развитию.