Рассмотрим несколько вопросов, связанных с организацией работы за наличный расчет.
Первое, с чем приходится сталкиваться предпринимателю или организации в этом, казалось бы, несложном деле – это закон о применении контрольно-кассовой техники (далее ККТ), согласно которому он обязан приобрести ККТ, заключить договор с центром технического обслуживания ККТ (далее ЦТО) и поставить ее на учет в налоговой инспекции. Не применение ККТ т.е. не предоставление кассового чека покупателю по любой из причин: отсутствие ККТ на точке продажи, продажа без пробития чека на сумму покупки, выдача чека, пробитого на не введенной в фискальный режим ККТ… может повлечь за собой штрафные санкции в размере 300…400 месячных размеров оплаты труда (далее МРОТ) для юридического лица и в размере 30…40 МРОТ для индивидуального предпринимателя (ИП). Один МРОТ при расчете штрафов, согласно административному кодексу приравнен к 100 рублям. Из этого правила есть исключение, организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого налога на вмененный доход (ЕНВД) могут осуществлять денежные расчеты без использования ККТ, и лишь по требованию покупателя выдавать товарный чек. Сразу оговорюсь, что на территории Москвы это исключение не действует, а жители других регионов, в том числе и московской области, для упрощения выписки товарных чеков, могут воспользоваться чекопечатающими машинами для ЕНВД.
До сегодняшнего дня, была еще одна возможность принимать оплату за наличный расчет без применения ККТ но это касается по большей части не розничные продажи, а например оплаты туристических путевок. Для этого в офисе компании устанавливался платежный терминал, аналогичный тем, что принимают оплату за мобильную связь. В его программное обеспечение вносились дополнения, позволяющие производить оплату на расчетный счет предприятия, и таким образом осуществлялась продажа. В июне 2009 года Д.А. Медведев подписал закон об обязательной печати фискального чека, при оплате через платежный терминал, начиная с 1 января 2010 года. Таким образом, приобретать достаточно дорогой терминал для таких расчетов стало нецелесообразно.
Вернемся к организациям и предпринимателям, которые обязаны применять ККТ и разберем вопросы, на которые стоит обратить внимание:
1. Стоит подумать о лимитирующем остатке денежных средств. Как правило, режим работы банка, в котором открыт расчетный счет, не совпадает с графиком работы предприятия, и как следствие, возможность инкассировать денежные средства ограничено временем работы банка. Например, вы работаете без выходных или рабочий день заканчивается позже закрытия банка. Наличность будет накапливаться в вашей кассе, а при превышении лимитирующего остатка в кассе вы будете оштрафованы. Этот остаток устанавливается банком на основании средней выручки, а при начале работы и отсутствии статистики, на основании вашего заявления, в котором стоит обосновать достаточную для продолжительной автономной работы сумму.
2. Определиться с выбором модели ККТ. Недорогой вариант – это поставить контрольно-кассовую машину ККМ. Продумать, какой размер машины будет оптимальным. Где она будет стоять. Будет ли необходимость пробивать чек вне магазина или офиса, например курьером на доставке. Есть ли возможность постоянного подключения ККМ к электросети. Есть ли необходимость в подключении весов. Если ассортимент постоянный, то возможно не лишним будет ввести в память ККМ информацию о товарах и услугах, и подключить сканер штрих-кодов для автоматизации продаж.
3. Решить, где будут храниться денежные знаки. На кассовом узле, наиболее оптимальным будет использование денежного ящика. Выбрать денежный ящик, который будет вмещать купюры без их смятия для укладывания, в первую очередь это касается 5000 банкнот. Стоит не забывать, что сумма пробитая на ККМ должна совпадать с той, что хранится в выбранном для этого месте, будь то денежный ящик или сейф.
Для начала работы, решение этих вопросов вполне достаточно, но в процессе могут возникнуть дополнительные трудности. Например, из-за неправильных действий кассира. Все расчеты ККМ фиксирует в специальной памяти – электронной контрольной ленте защищенной (ЭКЛЗ) которую вы обязаны хранить в течении 5 лет. При неправильных действиях кассира, непроведенный возврат, забытие снять внесенные в кассу денежные средства на выдачу сдачи перед снятием итогового Z-отчета, в память ЭКЛЗ записывается большая выручка, чем та, что есть на самом деле. Как следствие, при проверке или действиях, связанных с ежегодной заменой ЭКЛЗ могут возникнуть неприятности с налоговыми органами. Большинство этих проблем можно избежать, применяя на кассовом месте компьютеризированную кассовую систему, построенную на основе фискального регистратора, специального принтера для печати кассовых чеков, в который установлена ЭКЛЗ. Подобная система состоит из нескольких компонентов: фискальный регистратор, POS-компьютер, программируемая клавиатура, табло покупателя, денежный ящик, монитор кассира и сканер штрих-кода. Все эти устройства объединяет программное обеспечение. Такая система позволяет значительно повысить скорость обслуживания покупателя, за счет автоматического ввода пробиваемой суммы. Она также позволяет гибко задать права для кассиров на различные действия, что позволит избежать приведенных выше и многих других ошибок. А также, использование подобной системы, позволяет получать отчеты о продажах по различным критериям (ассортимент, время, продавец, отдел…), в режиме онлайн контролировать остатки товаров, сроки годности и многое другое.
В случае, если вы еще не определились с тем, какая система больше подойдет, стоит обратить внимание на масштабируемую ККТ. На данный момент существует фискальный регистратор с подключаемым к нему терминалом ввода данных. В совокупности это устройство выглядит и работает как кассовый аппарат, но если вы решили установить компьютеризированную кассовую систему, можно отсоединить фискальный регистратор от терминала ввода данных и подключить его к системе. Таким образом не потребуется приобретение нового фискального регистратора. Применение кассового аппарата в качестве фискального регистратора, несмотря на наличие подобных программных комплексов, законом не допускается.
Не стоит забывать о вероятности отключения электроэнергии, вспомните аварию на подстанции в Москве летом в 2005 году, или выхода из строя какого либо из узлов кассовой системы. Возможно, для предотвращения простоя, стоит подумать о приобретении запасной кассовой машины небольшого формата с питанием от аккумулятора.
В заключение хочу добавить, что многие пренебрегают использовать на кассовых местах детекторы банкнот. Очень часто приходя в магазин, можно наблюдать, как кассир смотрит на 1000 рублевую банкноту на просвет на лампу, а от банкнот достоинством в 5000 рублей открещивается. И не зря, ведь только за первую половину 2009 г. было выявлено более 70 тысяч поддельных купюр номиналом 1 тысяча рублей, и это только в Москве. Применение даже ультрафиолетового детектора банкнот позволяет существенно снизить риск приема фальшивых денежных знаков.Инфракрасные детекторы сводят этот риск до нуля. При этом и те и другие стоят достаточно недорого.
